Comment organiser son changement de syndic ?

firmaEn tant que copropriétaire, vous souhaitez changer de syndic car celui-ci manque de réactivité mais vous ne savez désespérément pas comment vous y prendre ? Voici quelques conseils-clés qui pourraient vous être utiles afin d’optimiser votre changement de syndic.

Comment reconnaître un bon syndic et éviter les pièges ?

Vous devez, avant de procéder à n’importe quel changement de syndic vous demander si votre syndic est à la hauteur,. Par quels moyens ? Il doit posséder ces 6 qualités essentielles :

Etre joignable

Overbookés  et constamment sur répondeur ? Les syndics injoignables sont à bannir. Ils doivent être proches de vous, et vous répondre en temps et en heure, c’est dans leur devoir. Privilégiez un cabinet de syndic à taille humaine qui sera probablement plus à l’écoute et plus disponible pour vous.

Etre accessible

La proximité est le maître mot d’un bon syndic. Il se doit d’être à l’écoute et comprendre les besoins des copropriétaires tout en évitant les conflits et l’incompréhension de ses interlocuteurs mais également les factures trop salées. Il doit également être en étroite collaboration avec le conseil syndical.

Etre réactif

Des travaux votés jamais réalisés ou retardés, impensable pour un bon syndic de copropriété. Sa réactivité reste sa principale qualité et le différencie des autres syndics. Il saura agir et réagir en cas d’urgence et ne tardera pas pour réaliser des travaux conséquents. Les syndics retardataires pourront se faire rappeler à l’ordre par les banques

Etre professionnel

L’obtention d’une carte professionnelle est indispensable afin de juger du sérieux et du professionnalisme d’un syndic. Par ailleurs, le syndic doit disposer de solides connaissances en terme de réglementations afin de pouvoir renseigner au mieux l’ensemble des copropriétaires. Les réglementations subissent de nombreux bouleversements, ce qui rendra la tâche du syndic encore plus rapide.

La norme NF Habitat : un gage de qualité professionnelle

Il n’est pas toujours évident d’évaluer l’efficacité ou non d’un syndic. Un syndic certifié NF Habitat répond à des exigences fortes et assure la qualité de ses prestations, il traite les demandes avec une rapidité déconcertante, informe ses copropriétaires en temps et en heure. Les syndics NF Habitat sont donc des références en matière de  gestion de copropriété et de professionnalisme.

Pour en savoir plus : Immobilière du château : 14ème syndic certifié NF Habitat

Etre doté d’un sens des affaires imparable

Un syndic de qualité doit parvenir à faire diminuer les charges de copropriété ou estimer les travaux d’énergie par le biais de la négociation et d’un dialogue optimal structuré à l’image d’un bon gestionnaire.

Etre transparent

Un syndic se doit d’être honnête. Il doit être le plus transparent possible, que ce soit vis-à-vis de son fonctionnement, des entrées et de sortie d’argent ou bien du nombre d’immeubles dont il a la charge. De ce fait, il ne doit pas dissimuler des frais, être clair sur les tarifs de ses prestations afin de ne pas duper et abuser de la confiance de son client.

Vous pourrez comparer les offres de syndic sur le marché en examinant les devis proposés selon les régions. Des sites tels que syndiccompare, changersyndic ou bien quechoisir.org s’occupent de vous.

Le changement de syndic et ses conditions requises

Le changement de syndic est réglementé et s’opère dans certaines situations  :

  • Si le mandat de votre syndic arrive à échéance,  la date de fin de mandat est indiquée dans les procès-verbaux de la précédente assemblée générale.
  • Si votre syndic démissionne : il doit au préalable vous avertir au moins trois mois à l’avance sa décision par lettre recommandée avec accusé de réception.
  • Si vous souhaitez destituer votre syndic de ses fonctions en cours de mandat. Par ailleurs, il peut être destitué à tout moment en cas de manquement à ses obligations contractuelles ou légales.
  • S’il est voté à la majorité absolue lors de l’assemblée générale par tous les copropriétaires.

Un changement de syndic soumis à certaines règles

Une demande rédigée

Afin de déclarer votre changement de syndic, il est impératif de le signaler par une demande écrite trois mois à l’avance. Le projet de résolution doit apparaître sous forme d’une lettre recommandée. Des modèles de lettres de changement de syndic sont mis à disposition et sont téléchargeables sur de nombreux sites comme syndic-one.com.

A-travers cette lettre, doivent figurer plusieurs éléments principaux tels que : le nom et prénom, le code postal, le destinataire, l’adresse du destinataire, l’objet de la demande de changement ainsi que le contrat du syndic en pièce jointe.

La mise en concurrence selon la Loi Alur

Le 24 mars 2014, la loi ALUR avait instauré une obligation annuelle de mise en concurrence des syndics de copropriété. Elle a été assouplie par la loi Macron du 6 août 2015 car elle était jugée contre-productive. Désormais, les copropriétés doivent se plier à cette mise en concurrence une fois tous les trois ans, sauf si le marché local ne le permet pas.

Par exemple, s’il n’y a qu’un seul cabinet de syndic dans un rayon de 30 kilomètres. Le rôle de la mise en concurrence est attribué au conseil syndical, copropriétaires élus chargés de faire le lien entre le syndic et les copropriétaires.

Dans deux cas de figure, la mise en concurrence n’est cependant pas obligatoire :

  • S’il n’y a pas de conseil syndical au sein de la copropriété.
  • Si l’assemblée générale avait décidé lors de l’année précédente de ne pas faire de mise en concurrence, à la majorité absolue.

Une inscription à l’ordre du jour par le syndic

Il est nécessaire de demander au syndic, avant l’envoi de la convocation et par courrier recommandé avec accusé réception, de faire figurer les 2 questions suivantes à l’ordre du jour de l’assemblée générale :

  1. la question relative au renouvellement du mandat du syndic actuel,
  2. la question de la nomination d’un nouveau syndic.

La demande d’ajout de ces 2 questions à l’ordre du jour peut être réalisée par un ou plusieurs copropriétaires ainsi que par le conseil syndical.

 Un vote obligatoire en assemblée générale

Après avoir rappelé et inscrit les points à l’ordre du jour, il faut procéder aux votes afin de désigner le nouveau syndic :

  • Dans un premier temps, vote sur chacune des candidatures à la majorité de l’article 25.
  • Dans un second temps, si aucune candidature n’a obtenu la majorité absolue, procéder à un « second tour », à la majorité simple de l’article 24, c’est-à-dire des copropriétaires présents et représentés.

Une transition progressive

Comptez 1 à 2 mois après l’AG pour que le nouveau syndic soit pleinement opérationnel puisqu’il doit transmettre des documents.

La passation de l’ancien syndic au nouveau est réglementée par l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 et prévoit  deux choses  :

  • D’une part, que l’ensemble des documents et des archives de la copropriété ainsi que la situation de la trésorerie et la totalité des fonds immédiatement disponibles soient communiqués au nouveau syndic dans le mois qui suit la décision, la situation
  • De l’autre, que l’ancien syndic bénéficie de 2 mois supplémentaires pour fournir à son successeur le solde des fonds disponibles après vérification des comptes, ainsi que l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat.