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Externalisation de l’archivage : propriété et responsabilité des archives

Quelles sont les règles en matière d’externalisation des archives de copropriété ? Focus sur la propriété et la responsabilité des archives en cas de perte ou de dégradations de documents.

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La loi ALUR reconnaît le principe selon lequel le syndicat des copropriétaires demeure le seul propriétaire de ses archives (article 55 de la Loi Alur du 24 mars 2014). Si le syndic souhaite confier l’archivage à une entreprise spécialisée, il aura l’obligation de soumettre cette décision au vote de l’Assemblée Générale, à la majorité de l’article 25.

Lorsque la majorité du Syndicat des Copropriétaires valide cette solution, celui-ci prend alors à sa charge le coût de la prestation. La gestion des archives lui sera alors facturée mais aucune rémunération particulière ne pourra être exigée par le syndic.

« Le coût de la prestation est entièrement forfaitisé et inclus des réapprovisionnements annuels. Les archives restent à la disposition du Syndic qui peut à tout moment demander la livraison de documents ou effectuer leur consultation directement en ligne, dans le cas d’une prestation de numérisation », précise Nicolas Blanc, Directeur des ventes chez Pro Archives.

Une fois la solution validée, le contrat d’archivage est établi au nom du syndic qui agit au nom et pour le compte du syndicat des copropriétaires dont il a reçu mandat pour conclure le contrat. Le contrat d’archivage définit ainsi, les conditions dans lesquelles le syndicat des copropriétaires représenté par son syndic confie ses archives au prestataire ainsi que les conditions dans lesquelles le prestataire conservera et restituera les archives du syndicat des copropriétaires.

Rappelons que la gestion des archives, qu’elles soient courantes ou dormantes, fait quant à elle partie des missions courantes du Syndic. L’article 16 du Décret n° 2010-391 du 20 avril 2010 modifie ainsi l’article 33 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967  : « Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat […] », « La conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic. »

L’article 17 du décret vient insérer un article 33-2 au décret du 17 mars 1967 ainsi rédigé : « L’obligation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne se substitue pas à l’obligation faite à l’ancien syndic de transférer les documents et archives du syndicat au nouveau syndic, telle que prévue à la première phrase du même alinéa. »

Cependant, leur volume croissant, des locaux non adaptés et des compétences insuffisantes en la matière encourage le recours à un archivage externalisé réalisé par un spécialiste. Dès lors que l’archivage est externalisé, le syndic est déchargé de responsabilité, celle-ci pèse alors sur la société d’archivage en cas de perte ou de dégradations de documents.

« Les archives sont transférées sous la responsabilité du prestataire à compter de leur prise en charge effective en conteneurs dans les locaux du syndic de la copropriété.  Le prestataire a ainsi une obligation de garde et de surveillance des archives : c’est ce qu’on appelle un contrat de dépositaire-déposant. Les archives sont conservées dans des bâtiments sécurisés, dont l’autorisation d’exploitation (ICPE 1530) est obligatoire et délivrée par la DREAL. Le prestataire, afin de couvrir sa responsabilité en cas particulier de « Dommages aux Biens », possède une police assurance pour les risques que pourraient subir ses bâtiments ainsi que les archives confiées par ses clients. En ce qui concerne les autres risques pouvant engager sa responsabilité, le prestataire a une obligation de souscrire, auprès d’une Compagnie notoirement solvable, une assurance garantissant sa responsabilité de dépositaire, y compris en cours de transport, au titre de l’ensemble de ses fautes, erreurs ou omissions, y compris celles de ses transporteurs sous-traitants », explique Nicolas Blanc.

Le syndicat des copropriétaires a tout intérêt à faire appel à un prestataire de confiance respectant la norme NF Z40-350 pour l’archivage papier. Cette norme impose, selon un référentiel précis et documenté, un certain nombre de critères à respecter pour garantir la conservation des documents en limitant au maximum les risques. Lesdites obligations d’un professionnel de l’archivage sont également régies par les articles 1927 et suivants du Code Civil, ainsi que par les dispositions  du Livre II – Titre I du Code du Patrimoine sur le « Régime général des archives ».

« Le syndicat des copropriétaires dispose ainsi de solides garanties pour la conservation des archives : polices d’assurance incendie, explosion, foudre, fumée, attentat, vandalisme et malveillance, émeutes mouvements populaires, tempête, grêle, dégâts des eaux. Le recours à une telle prestation écarte ainsi au maximum du risque éventuel de toute perte ou dégradation de documents et facilite leur transmission au successeur en cas de changement de Syndic », conclut Nicolas Blanc.

Source : www.proarchives.fr